ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN

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der KaSt Event GmbH (“Vermieter”) betreffend die Vermietung von Veranstaltungsräumlichkeiten sowie sämtlicher damit im Zusammenhang stehender Dienstleistungen.

Geltungsbereich

• Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Vertragsverhältnisse zwischen der KaSt Event GmbH als Vermieter und ihren Kunden (“Mieter“ oder „Veranstalter”).

Der Vermieter ist eine Firma, die sich auf die Durchführung individueller Veranstaltungen für Firmen oder anderen Personengruppen in der von ihr vermieteten Räumlichkeiten VENUE1315 spezialisiert hat.  

Diese AGB regeln die temporäre Überlassung von Räumlichkeiten im VENUE1315 in der Neuhauser Straße 2, 80331 München zu Veranstaltungszwecken. Die temporäre Überlassung bezieht sich insbesondere auf folgende, innerhalb der Veranstaltungsstätte VENUE1315 befindliche Bereiche: Weißer Saal, Roter Saal, Apsis, Balkon sowie die Tagungsräume I und II (nachfolgend gemeinsam „Räumlichkeiten“ genannt).

Darüber hinaus regeln diese AGB sämtliche mit dem Event und der Anmietung in Zusammenhang stehenden Leistungen wie beispielsweise übergeordnete Organisation des Events, Catering, zur Verfügung stellen des Mobiliars und Veranstaltungstechnik, benötigtes Service und Sicherheits- Personal sowie die Endreinigung der Räumlichkeiten („Dienstleistungen“).

Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Mieters werden nicht anerkannt, es sei denn, der Vermieter hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

Vertragsschluss

Der Vertrag zwischen den Parteien kommt zustande durch Unterzeichnung eines Angebotes oder Vertrages („Kundenangebot“) durch den Mieter und anschließende schriftliche Bestätigung des Vermieters (schriftlich per E-Mail ist ausreichend). 

Ein lediglich mündlich abgeschlossener Vertrag sowie mündliche Absprachen ohne anschließende schriftliche Bestätigung begründen keine vertraglichen Ansprüche. Die wesentlichen Leistungen (insbesondere die jeweiligen Räumlichkeiten, Eventdauer, Preise, Personenzahl und Leistungsumfang) werden im Angebot und/oder Vertrag detailliert festgehalten.

Leistungsumfang des Vermieters

• Der Leistungsumfang des Vermieters hinsichtlich der Räumlichkeiten und der Dienstleistungen bestimmt sich nach dem individuellen Kundenangebot.
• Der Vermieter stellt grundsätzlich die Mieträume für die Dauer des vereinbarten Events zur Verfügung und organisiert auf Wunsch des Mieters das Catering (Essen und Getränke), Mobiliar, Technik sowie erforderliches Personal wie Security, Servicekräfte und sonstige Hilfskräfte. Weiter übernimmt der Vermieter die Endreinigung der Veranstaltungsräume.
• Die Personalkosten für die Veranstaltung werden nach den tatsächlichen Einsatzzeiten der Mitarbeiter berechnet. 
• Über das Kundenangebot hinausgehende Dienstleistungen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung (per E-Mail ausreichend).

PFLICHTEN DES MIETERS

(1) Der Mieter hat dafür Sorge zu tragen, dass sämtliche von ihm zum Event eingeladenen Personen und Erfüllungsgehilfen die vereinbarten Nutzungsbedingungen sowie die aktuelle Version der Hausordnung des Deutschen Jagd- und Fischereimuseums und Anweisungen des Vermieters beachten. 

Insbesondere verpflichtet sich der Mieter, dass die Räumlichkeiten nicht zur Durchführung von Versammlungen oder Veranstaltungen, auf denen rechtsextreme, linksextreme, rassistische, antisemitische, gewaltverherrlichende oder pornografische Inhalte dargestellt werden, genutzt werden. Das heißt, dass insbesondere weder in Wort noch in Schrift die Freiheit und Würde des Menschen verächtlich gemacht werden noch Symbole, die im Geist verfassungsfeindlicher oder verfassungswidriger Organisationen stehen oder diese repräsentieren, verwendet oder verbreitet werden dürfen. Der Mieter versichert, dass die von ihm veranstalteten Zusammenkünfte keine derartigen Inhalte haben werden, und verpflichtet sich, Teilnehmerinnen und Teilnehmer, die solche Inhalte verbreiten, von der Veranstaltung unverzüglich auszuschließen.

(2) Der Mieter ist verpflichtet sicherzustellen, dass durch die Veranstaltung keine gesetzlichen Vorschriften, insbesondere solche des Gewerbe-, Steuer-, Gesundheits- und Sicherheitsrechts sowie etwaige behördliche Auflagen, verletzt werden. Alle erforderlichen Anmeldungen, Genehmigungen und Erlaubnisse obliegen dem Mieter, falls nicht anders schriftlich vereinbart.

(3) Der Mieter hat auf eigene Kosten für die Einhaltung von GEMA-Pflichten (sofern Musik oder sonstige urheberrechtlich geschützte Werke öffentlich wiedergegeben werden) zu sorgen und stellt den Vermieter von allen Ansprüchen Dritter in diesem Zusammenhang frei.

(4) Der Mieter verpflichtet sich zu gewährleisten, dass bei der Durchführung der Veranstaltung im gesamten gemieteten Bereich weder Konfettikanonen noch offenes Licht, Feuer, pyrotechnische Effekte oder andere brennbare Gegenstände verwendet werden. Diese Einschränkungen dienen dem Schutz der Räumlichkeiten und der Aufrechterhaltung der Sicherheitsstandards. Im Falle eines Verstoßes trägt der Mieter die volle Verantwortung für alle daraus resultierenden Schäden und Kosten.

Dauer des Miet- und Nutzungsverhältnisses und mögliche Überschreitung

(1) Das Mietverhältnis beginnt und endet gemäß der im individuellen Kundenangebot festgehaltenen Veranstaltungsdauer. Die wesentlichen Angaben zu Beginn und Ende des Events sowie alle weiteren Einzelheiten werden in dem entsprechenden Vertrag geregelt.

(2) Eine Verlängerung oder Verkürzung der vereinbarten Dauer bedarf der ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung des Vermieters.

(3) Der Mieter ist verpflichtet, die Veranstaltungsräume nach Ablauf der vereinbarten Nutzungszeit ordnungsgemäß und unverzüglich zu räumen.

Preise, Zahlungsmodalitäten und Verzug

• Alle Preise verstehen sich, soweit nicht anders angegeben, netto zuzüglich der jeweils gesetzlichen Umsatzsteuer wie in dem individuellen Kundenangebot enthalten.
• Der Mieter erkennt an, dass das vorläufige Kundenangebot lediglich eine unverbindliche Orientierung hinsichtlich des Leistungsumfangs und der damit verbundenen Kosten darstellt. Die endgültige Abrechnung erfolgt auf Basis der tatsächlich erbrachten Leistungen und in Anspruch genommenen Ressourcen. Alle im vorläufigen Kundenangebot genannten Preise und Leistungen können daher bis zur Erstellung der Endabrechnung angepasst werden, um den tatsächlichen Bedarf und Aufwand genau abzubilden. 
• Der Vermieter stellt dem Mieter eine Anzahlungsrechnung, die innerhalb von vier (4) Wochen nach Zustellung, spätestens jedoch eine (1) Woche vor dem Event zu begleichen ist. Wird diese Frist nicht eingehalten, gilt dies als Absage des Mieters, und es greifen die Stornobedingungen gemäß Ziffer 6.
• Die Endrechnung ist nach Rechnungserhalt sofort fällig, spätestens jedoch innerhalb der in der 2. Mahnung gesetzten Zahlungsfrist (Stichtag ist der Tag der Überweisung). Wird auch diese Frist nicht eingehalten, hat der Vermieter das Recht, sämtliche gewährte Sonderpreise zu widerrufen und den vollen, ursprünglichen Betrag zu verlangen.
• Die Personalkosten werden auf Basis der tatsächlich geleisteten Einsatzzeiten berechnet und in der Endabrechnung ausgewiesen.
• Sollte die tatsächliche Dauer der Veranstaltung kürzer ausfallen als im Kundenangebot vereinbart, bleibt der Mieter dennoch verpflichtet, die im Angebot kalkulierten Personalkosten in voller Höhe zu tragen. Im Falle einer Verlängerung der Veranstaltungsdauer werden die zusätzlich anfallenden Personalkosten auf Basis der tatsächlich geleisteten Stunden nach den im Angebot vereinbarten Stundensätzen nachberechnet und in Rechnung gestellt.

Rücktritt und Stornierung

• Der Mieter kann vor Beginn des Events jederzeit ohne Angabe von Gründen vom Vertrag zurücktreten. Der Rücktritt hat schriftlich zu erfolgen. Bei Nichteinhaltung dieser Form gelten die gesetzlichen Regelungen.
• Der Mieter ist grundsätzlich berechtigt das Kundenangebot zu stornieren. Der Mieter verpflichtet sich in einem solchen Fall eine Stornogebühr gemäß der nachfolgenden Regelung zu bezahlen. 

Als Stornogebühr gilt, sofern nicht anders vereinbart, eine Pauschale in Höhe von:

• 10% des kalkulierten Netto-Umsatzes bei einer Stornierung des Kundenangebot im Zeitraum von bis zu 91 Tage vor der Veranstaltung.
• 50% des kalkulierten Netto-Umsatzes bei einer Stornierung des Kundenangebot im Zeitraum von bis zu 90 bis 30 Tage vor der Veranstaltung.
• 75% des kalkulierten Netto-Umsatzes bei einer Stornierung des Kundenangebot im Zeitraum von bis zu 30 bis 15 Tage vor der Veranstaltung.
• 100% des kalkulierten Netto-Umsatzes bei einer Stornierung des Kundenangebot im Zeitraum von weniger als 15 Tagen vor der Veranstaltung.

Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Zugang der Stornierungserklärung beim Vermieter. 

Erfolgt die Stornierung konkludent durch Nichtzahlung der Anzahlung, gelten die vorstehenden Stornobedingungen entsprechend. 

Dem Mieter bleibt ausdrücklich der Nachweis vorbehalten, dass dem Vermieter kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

Erfolgt die Kündigung bzw. Stornierung durch Nichtbezahlung der Anzahlung, finden die Stornobedingungen in gleicher Weise Anwendung.

Kündigung

(1) Das Recht des Mieters zur ordentlichen Kündigung dieses Vertragsverhältnisses ist ausgeschlossen. Der Mieter hat während der Vertragsdauer nicht die Möglichkeit, den Vertrag ohne wichtigen Grund zu kündigen.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Vertragsparteien unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn eine der Parteien wesentliche Vertragspflichten verletzt und die andere Partei die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses unzumutbar macht. Die außerordentliche Kündigung hat schriftlich zu erfolgen und ist unter Angaben der Gründe zu begründen.

(3) Der Vermieter kann den Vertrag ebenfalls außerordentlich kündigen, wenn der Mieter trotz Abmahnung wiederholt gegen vertragliche Bestimmungen verstößt oder die Veranstaltung nicht im Einklang mit den vereinbarten Nutzungskonditionen und der Hausordnung des vermieteten Objekts steht. 

(4) Im Falle einer Kündigung haben beide Parteien sämtliche noch offenen Verpflichtungen zu erfüllen. Bereits erbrachte Leistungen sind unter Berücksichtigung der Vertragsbedingungen zu erstatten oder in Anspruch zu nehmen.

Personenzahl und Anpassungen

• Die finale Personenzahl kann bis spätestens zehn (10) Tage vor der Veranstaltung um höchstens 20% (in Worten: zwanzig Prozent) gegenüber der vereinbarten Personenzahl reduziert werden.
• Nach Ablauf dieser Frist (10 Werktage vor Veranstaltungsbeginn) kann die Personenzahl bis maximal 10% (in Worten: zehn Prozent) reduziert werden.
• Freigegebene Posten, welche nicht von der Personenzahl abhängig sind, können bis spätestens vierzehn (14) Werktage vor der Veranstaltung reduziert oder gestrichen werden. Bei späterer Reduzierung oder Streichung fällt eine Stornogebühr von 75% (in Worten: fünf und siebzig Prozent) des vereinbarten Preises an.
• Erscheinen mehr Personen zu dem jeweiligen Event als in dem endgültigen Kundenangebot vereinbart, erhöht sich die entsprechende Position anteilig gemäß den geltenden Konditionen.

Haftung, Kaution und Verlust

• Die Haftung des Vermieters im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, auf die Höhe der Netto-Vergütung des jeweiligen Vertrages zwischen Vermieter und Mieter beschränkt. Diese Haftungsbegrenzung gilt insbesondere für Schäden, die auf leichte Fahrlässigkeit zurückzuführen sind. Diese Begrenzung gilt nicht für Ansprüche des Mieters, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten des Vermieters, dessen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für Ansprüche aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

        Diese Haftungsbegrenzung findet keine Anwendung zugunsten des Mieters.

• Bruch und Verlust von Gegenständen (beispielsweise Geschenke), Mietmobiliar oder technisches Equipment gehen zu Lasten des Mieters. Dies gilt auch für Schäden, die durch den Mieter, dessen Personal oder Gäste während der Mietdauer unabhängig vom Grad des Verschuldens verursacht werden.

Der Vermieter übernimmt keine Haftung für Gegenstände, die vom Mieter oder von dessen Teilnehmern, Gästen oder Erfüllungsgehilfen in die Räumlichkeiten – insbesondere in der Garderobe - eingebracht werden. Es wird ausdrücklich klargestellt, dass kein Verwahrungsvertrag zwischen dem Vermieter und dem Mieter bezüglich dieser Gegenstände geschlossen wird. Sämtliche eingebrachte Gegenstände verbleiben auf eigene Gefahr des Mieters und seiner Gäste.

• Eine Kautionsleistung ist im Rahmen dieses Vertrages nicht geschuldet.   

Höhere Gewalt, behördliche Anordnungen und vergleichbare Ereignisse

• Kann das Event aufgrund von höherer Gewalt (z.B. Naturkatastrophen, Sturm, Pandemie, Krieg, Terrorgefahr, Ausfall öffentlicher Nahverkehrsmittel (z.B, S-Bahn)) oder aus von keiner Partei zu vertretenden Gründen (z.B. Umbaumaßnahmen, unvorhersehbare Sperrung der Location, behördliche Anordnungen, Großereignisse wie die Münchner Sicherheitskonferenz) nicht oder nur eingeschränkt stattfinden, sind beide Vertragsparteien von ihren Leistungspflichten für die Dauer der Behinderung ganz oder teilweise befreit.
• Der Vermieter wird den Mieter unverzüglich über das Eintreten eines Ereignisses gem. Ziffer 1. informieren. Hat der Mieter zu diesem Zeitpunkt bereits Leistungen (insbesondere Anzahlungen) erbracht, erfolgt eine Rückerstattung ausschließlich insoweit, als diese Zahlungen nicht für nachweislich entstandene oder aufgrund bereits eingegangener rechtlicher Verpflichtungen nicht mehr abwendbare Aufwendungen des Vermieters verwendet wurden. Der Vermieter ist berechtigt, für bestimmte Aufwendungen pauschale Kostenpositionen anzusetzen, sofern diese gewöhnlich und angemessen sind. Weitergehende Ansprüche des Mieters auf Schadensersatz, Ersatz nutzloser Aufwendungen oder entgangenen Gewinn sind ausgeschlossen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
• Bei nur vorübergehender Behinderung ist ausschließlich der Vermieter berechtigt, nach eigenem Ermessen entweder eine Verschiebung des Veranstaltungstermins auf einen angemessenen Ersatztermin vorzunehmen oder den Leistungsumfang der Veranstaltung entsprechend anzupassen. Ein Anspruch des Mieters auf eine bestimmte Verschiebung oder auf Ersatzleistungen besteht nicht. Sollte keine Einigung erzielt werden oder die Durchführung der Veranstaltung dauerhaft unmöglich bzw. für den Vermieter unzumutbar werden, ist der Vermieter zum Rücktritt berechtigt. Verpflichtungen des Vermieters zur Rückgewähr bereits empfangener Zahlungen bestehen lediglich, soweit diese nicht zur Deckung bereits entstandener oder nicht mehr abwendbarer Kosten benötigt werden.

Datenschutz

(1) Personenbezogene Daten, die im Rahmen des Vertragsverhältnisses anfallen, werden unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen (insbesondere DSGVO und BDSG) verarbeitet.

(2) Der Vermieter verwendet die Daten ausschließlich zur Vertragserfüllung und gibt diese nur an Dritte weiter, sofern dies zur Abwicklung des Vertrages und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

(3) Weitere Informationen zum Datenschutz können in einer gesonderten Datenschutzerklärung geregelt werden, die dem Mieter auf Wunsch zur Verfügung gestellt wird.

Zusätzliche Vereinbarungen 

• Der Vermieter und dessen berechtigte Vertreter und Erfüllungsgehilfen sind jederzeit dazu berechtigt, die vermieteten Räumlichkeiten während der Dauer der Veranstaltung zu betreten. Dieses Zugangsrecht dient der Überwachung der Einhaltung der vertraglichen Bestimmungen sowie sicherheitsrelevanter Maßnahmen. Der Vermieter verpflichtet sich, den Zutritt so diskret wie möglich zu gestalten, um den Ablauf der Veranstaltung nicht zu stören.
  
• Das Hausrecht bleibt stets beim Vermieter. Bei Störungen des Veranstaltungsablaufs oder bei Gefährdung von Personen, Inventar oder Gebäuden ist der Vermieter berechtigt, im Rahmen des Hausrechts einschreiten zu lassen und gegebenenfalls Personen des Geländes zu verweisen.
  
• Ein Verweis einzelner Personen von der Veranstaltung begründet keine Minderungs- oder Erstattungsansprüche des Mieters.
  
• Der Mieter erkennt an, dass Umbauten innerhalb der Räumlichkeiten und am Gebäude selbst (beispielsweise durch Anbringen von Werbetafeln, Fahnen oder Ähnlichem) nur bei vorheriger schriftlicher Zustimmung (per E-Mail ausreichend) durch den Vermieter zulässig sind. Der Rückbau dieser Umbauten hat bis zum Folgetag um 9:00 Uhr zu erfolgen. Falls ein solcher Rückbau durch den Mieter nicht fristgerecht durchgeführt wird, trägt der Mieter die Kosten, welche dem Vermieter hierfür entstehen.

Salvatorische Klausel

• Sollte eine oder mehrere Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam, nichtig oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dieses Vertrages hiervon unberührt.
• Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung gilt diejenige wirksame und durchführbare Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung in rechtlich zulässiger Weise am nächsten kommt. Dies gilt auch für Regelungslücken.
• Die Vertragsparteien sind verpflichtet, eine solche Ersatzregelung nach Treu und Glauben zu vereinbaren, sofern eine Regelungslücke entsteht oder eine bestehende Bestimmung unwirksam oder undurchführbar wird. Die Ersatzregelung soll die Absicht der Vertragsparteien bestmöglich wiedergeben und die wirtschaftlichen und rechtlichen Interessen des Vermieters angemessen berücksichtigen.

Gerichtsstand und anwendbares Recht

• Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist, sofern gesetzlich zulässig, München.
• Es findet ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) Anwendung.

Stand: 05.08.2025

– ENGLISH VERSION –

GENERAL TERMS AND CONDITIONS

of KaSt Event GmbH (“Lessor”) regarding the rental of event venues and all related services.

Scope of Application

• These General Terms and Conditions (“GTC”) apply to all contractual relationships between KaSt Event GmbH as the Lessor and its customers (“Lessee” or “Organizer”).

The Lessor is a company specializing in the organization of tailor-made events for companies or other groups in its rented venue VENUE1315.

These GTC govern the temporary provision of premises at VENUE1315, Neuhauser Straße 2, 80331 Munich, for event purposes. The temporary provision specifically applies to the following areas located within VENUE1315: White Hall, Red Hall, Apse, Balcony, and Conference Rooms I and II (hereinafter collectively referred to as “Premises”).

In addition, these GTC regulate all services connected with the event and rental, such as the overall organization of the event, catering, provision of furniture and event technology, required service and security staff, as well as the final cleaning of the Premises (“Services”).

Conflicting or deviating terms and conditions of the Lessee shall not be recognized unless the Lessor has expressly agreed to their validity in writing.

Conclusion of Contract

The contract between the parties is concluded upon the Lessee’s signing of an offer or agreement (“Customer Offer”) and the subsequent written confirmation by the Lessor (email confirmation is sufficient).

A contract concluded orally and oral agreements without subsequent written confirmation do not give rise to contractual claims. The essential services (in particular the specific Premises, event duration, prices, number of participants, and scope of services) are detailed in the offer and/or contract.

Scope of the Lessor’s Services

• The Lessor’s scope of services regarding the Premises and Services is determined by the individual Customer Offer.
• The Lessor generally provides the rental rooms for the agreed event duration and, upon the Lessee’s request, organizes catering (food and beverages), furniture, technology, as well as necessary staff such as security, service personnel, and other assistants. The Lessor is also responsible for the final cleaning of the event rooms.
• Personnel costs for the event will be charged based on the actual working hours of the staff.
• Services beyond the Customer Offer require a written agreement (email sufficient).

Obligations of the Lessee

(1) The Lessee shall ensure that all persons invited by them to the event and all vicarious agents comply with the agreed terms of use, the current version of the House Rules of the Deutsches Jagd- und Fischereimuseum, and the Lessor’s instructions.

(2) In particular, the Lessee undertakes that the Premises will not be used for assemblies or events where right-wing extremist, left-wing extremist, racist, antisemitic, violence-glorifying, or pornographic content is presented. This means that neither verbally nor in writing may the freedom and dignity of individuals be disparaged, nor may symbols representing unconstitutional or anti-constitutional organizations be used or distributed. The Lessee assures that their events will not contain such content and undertakes to immediately exclude any participants who disseminate such content from the event.

(3) The Lessee shall ensure that the event does not violate any statutory provisions, in particular those of trade, tax, health, and safety law, as well as any official requirements. All necessary registrations, permits, and approvals are the responsibility of the Lessee unless otherwise agreed in writing.

(4) The Lessee is responsible, at their own expense, for complying with GEMA obligations (if music or other copyrighted works are publicly performed) and indemnifies the Lessor from all third-party claims in this regard.

(5) The Lessee guarantees that during the event, neither confetti cannons nor open flames, fire, pyrotechnics, or other flammable objects will be used in the rented area. These restrictions are intended to protect the Premises and maintain safety standards. In the event of a violation, the Lessee bears full responsibility for any resulting damage and costs.

Duration of Rental and Usage; Possible Extension

(1) The rental period begins and ends as stated in the individual Customer Offer. Essential details such as start and end time of the event, as well as other particulars, are specified in the contract.

(2) Any extension or shortening of the agreed duration requires the Lessor’s express written consent.

(3) The Lessee must vacate the Premises properly and immediately after the agreed usage period ends.

Prices, Payment Terms, and Default

• All prices are net plus applicable VAT, unless otherwise stated in the individual Customer Offer.
• The Lessee acknowledges that the preliminary Customer Offer serves only as a non-binding estimate of the scope of services and associated costs. The final invoice will be based on the actual services rendered and resources used. All prices and services stated in the preliminary offer may be adjusted before the final invoice to reflect the actual requirements and expenses.
• The Lessor will issue a down payment invoice, payable within four (4) weeks of receipt, but no later than one (1) week before the event. Failure to meet this deadline shall be deemed a cancellation by the Lessee, triggering the cancellation terms under Clause 6.
• The final invoice is due immediately upon receipt, but no later than within the payment period stated in the second reminder (date of transfer applies). Failure to comply entitles the Lessor to revoke any special prices granted and to demand the full original amount.
• Personnel costs will be calculated based on actual working hours and included in the final invoice.
• If the actual duration of the event is shorter than agreed, the Lessee remains obligated to pay the full personnel costs as stated in the offer. For any extension, additional personnel costs will be calculated based on actual hours worked at the agreed hourly rates.

Withdrawal and Cancellation

• The Lessee may withdraw from the contract at any time prior to the start of the event without providing reasons. The withdrawal must be made in writing. If this form is not observed, the statutory provisions shall apply.
• The Lessee is generally entitled to cancel the Customer Offer. In such a case, the Lessee agrees to pay a cancellation fee in accordance with the following provisions.

Unless otherwise agreed, the cancellation fee shall be a flat rate of:

• 10% of the calculated net turnover for cancellations made up to 91 days before the event.
• 50% of the calculated net turnover for cancellations made between 90 and 30 days before the event.
• 75% of the calculated net turnover for cancellations made between 30 and 15 days before the event.
• 100% of the calculated net turnover for cancellations made less than 15 days before the event.

The timeliness of the cancellation shall be determined by the date the cancellation notice is received by the Lessor.

If the cancellation is implied by non-payment of the down payment, the above cancellation terms apply accordingly.

The Lessee expressly reserves the right to prove that the Lessor has suffered no loss or a significantly lower loss.

If termination or cancellation occurs due to non-payment of the down payment, the cancellation terms shall likewise apply.

Termination

(1) The Lessee’s right to ordinary termination of this contractual relationship is excluded. The Lessee may not terminate the contract without good cause during its term.

(2) The right to extraordinary termination for good cause remains unaffected for both parties. Good cause exists in particular if one party breaches material contractual obligations and continuation of the contractual relationship is unreasonable for the other party. Extraordinary termination must be made in writing and state the reasons.

(3) The Lessor may also terminate the contract extraordinarily if the Lessee, despite warning, repeatedly breaches contractual provisions or if the event is not conducted in accordance with the agreed usage conditions and the house rules of the rented property.

(4) In the event of termination, both parties must fulfil all outstanding obligations. Services already provided shall be refunded or utilized in accordance with the contractual provisions.

Number of Participants and Adjustments

• The final number of participants may be reduced by a maximum of 20% from the agreed number up to ten (10) days before the event.
  
• After this period (10 business days before the event), the number of participants may be reduced by no more than 10%.
  
• Approved items not dependent on the number of participants may be reduced or cancelled up to fourteen (14) business days before the event. Later reductions or cancellations will incur a cancellation fee of 75% of the agreed price.
  
• If more people attend the event than specified in the final Customer Offer, the relevant item will be increased proportionally according to the applicable rates.

Liability, Security Deposit, and Loss

• The Lessor’s liability in connection with this contract is, to the extent permitted by law, limited to the amount of the net remuneration of the respective contract between Lessor and Lessee. This limitation of liability applies in particular to damages caused by slight negligence. This limitation does not apply to claims based on intentional or grossly negligent conduct by the Lessor, its legal representatives, or vicarious agents, nor to claims arising from injury to life, body, or health.
  This limitation does not apply in favour of the Lessee.
• Breakage and loss of items (e.g., gifts), rented furniture, or technical equipment shall be borne by the Lessee. This also applies to damages caused by the Lessee, its staff, or guests during the rental period, regardless of the degree of fault.

The Lessor accepts no liability for items brought into the Premises by the Lessee or by participants, guests, or vicarious agents — in particular in the cloakroom. It is expressly clarified that no contract of safekeeping is concluded between Lessor and Lessee regarding these items. All items brought in remain at the risk of the Lessee and their guests.

• No security deposit is required under this contract.

Force Majeure, Official Orders, and Comparable Events

• If the event cannot take place or can only take place in a restricted manner due to force majeure (e.g., natural disasters, storms, pandemics, war, terrorist threats, failure of public transport systems such as S-Bahn) or for reasons for which neither party is responsible (e.g., renovation work, unforeseeable closure of the location, official orders, major events such as the Munich Security Conference), both parties are released from their performance obligations, in whole or in part, for the duration of the impediment.
• The Lessor shall inform the Lessee immediately upon the occurrence of an event pursuant to this clause. If the Lessee has already made payments (in particular deposits), reimbursement will only be made to the extent that such payments have not been used for demonstrably incurred expenses or expenses that can no longer be avoided due to existing legal obligations of the Lessor. The Lessor is entitled to apply lump-sum cost items for certain expenses, provided these are customary and reasonable. Any further claims by the Lessee for damages, compensation for futile expenses, or loss of profit are excluded to the extent permitted by law.
• In the case of only temporary impediments, the Lessor alone is entitled, at its discretion, either to reschedule the event to a reasonable alternative date or to adjust the scope of services accordingly. The Lessee has no claim to a specific postponement or replacement services. If no agreement is reached or the performance of the event becomes permanently impossible or unreasonable for the Lessor, the Lessor is entitled to withdraw. The Lessor is obliged to refund payments received only to the extent that they are not required to cover already incurred or unavoidable costs.

Data Protection

(1) Personal data arising in connection with the contractual relationship will be processed in compliance with applicable data protection laws (in particular GDPR and BDSG).

(2) The Lessor uses the data exclusively for contract performance and only discloses it to third parties if this is necessary for the execution of the contract and for compliance with legal obligations.

(3) Further information on data protection may be set out in a separate privacy policy, which will be made available to the Lessee upon request.

Additional Agreements

• The Lessor and its authorized representatives and vicarious agents are entitled at any time to enter the rented Premises during the event. This right of access serves to monitor compliance with contractual provisions and safety measures. The Lessor undertakes to keep such visits as discreet as possible to avoid disturbing the event.
• The Lessor retains full domiciliary rights. In the event of disruptions to the event or threats to persons, inventory, or the building, the Lessor is entitled to take action under these rights and, if necessary, to remove individuals from the premises.
  
• The removal of individuals from the event does not entitle the Lessee to a reduction or refund.
• The Lessee acknowledges that structural alterations within the Premises and to the building itself (e.g., by installing advertising boards, flags, or similar) are only permitted with prior written consent from the Lessor (email sufficient). Such alterations must be removed by 9:00 a.m. the following day. If the Lessee fails to do so in time, they shall bear the costs incurred by the Lessor for the removal.
• 
  

Severability Clause

• Should one or more provisions of this contract be wholly or partially invalid, void, or unenforceable, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected.
• In place of the invalid or unenforceable provision, a valid and enforceable provision shall apply that comes closest to the economic purpose of the invalid provision in a legally permissible manner. The same applies to contractual gaps.
• The parties are obliged to agree on such a substitute provision in good faith if a gap arises or an existing provision becomes invalid or unenforceable. The substitute provision shall best reflect the parties’ intent and appropriately consider the Lessor’s economic and legal interests.

Place of Jurisdiction and Applicable Law

The exclusive place of jurisdiction for all disputes arising from or in connection with this contractual relationship shall be Munich, insofar as legally permissible.
The laws of the Federal Republic of Germany shall apply exclusively, to the exclusion of the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).

Version: 05 August 2025